Gerenciando projetos com simplicidade e eficiência

Parte 1: Comunicação

Olá, hoje vamos abordar um problema que tenho vivenciado durante 15 anos na direção da minha empresa de tecnologia: gerenciamento de projetos e seus desafios.

Estima-se que 78% das organizações tem problemas de prazos e 61% de custos. Boa parte desse percentual vem de problemas no planejamento e na execução de projetos.

O planejamento é fundamental para o sucesso de um projeto, porém o rigor na condução do mesmo, o comprometimento da equipe são vitais para atingir os objetivos propostos com qualidade e com o mínimo de variação de custos e prazos.

Me aprofundando no assunto, para minha surpresa, os mesmos problemas que vivemos na gestão de projetos é realidade em grande parte das empresas. Ao mesmo tempo que soou como: Que alívio, não somos os únicos no planeta, me despertou a estudar mais sobre o assunto com a finalidade de vencer esse desafio. Falando em desafio, vamos falar um pouco sobre a importância da comunicação.

A comunicação é um fator muito importante em tudo na nossa vida, inclusive em gerência de projetos. O item comunicação está em terceiro lugar entre as 18 causas de problemas nos projetos, logo devemos estar atentos a essa quest.

Invista na comunicação no início e principalmente durante o projeto. É importante no primeiro momento buscar ferramentas que irão auxiliar o escopo do projeto e em seguida implantar métodos que irão otimizar e melhorar a comunicação durante o desenvolvimento do projeto. A eficiência de um plano de comunicação é notória no transcorrer do projeto. A equipe trabalha sintonizada e na direção correta.

Um bom plano de comunicação reduzirá significativamente os problemas nos projetos. Crie uma planilha simples e de elevada importância. Utilize um esquema de perguntas e respostas: 5W1H: What, When, Where, Why, Who e How. (O que, quando, onde, porque, quem e como) e com certeza será um grande passo essa iniciativa.

Manter uma comunicação aberta com seu cliente e sua equipe por meio de um plano de comunicação eficiente vai reduzir muitos problemas na gestão de seus projetos. Invista nisso, vale a pena “perder” algumas horas de trabalho aperfeiçoando a comunicação e ganhar muito tempo e dinheiro. Crie uma planilha simples de controle e interaja frequentemente com seu cliente e sua equipe e veja os resultados.

Um abraço e até a próxima.

Anderson Rodrigues – Diretor da A2TEK

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